Telefonnotiz-Vorlage zum Ausdrucken
Wer hat angerufen, für wen, worum ging es, und wann ist er erreichbar? Die Vorlage hat genau diese Felder — als PDF für den Block neben dem Telefon und als Tabelle für das Anrufprotokoll.
- Datum
- 14.10.2026
- Uhrzeit
- 09:42
- Für
- Jana
- Anrufer
- Herr Brandt
- Firma
- Brandt Haustechnik
- Rückrufnummer
- 0221 4710 123
- Erreichbar
- ab 14 Uhr
- Anliegen
- Angebot Wartungsvertrag — Frage zum Preis
- bittet um Rückruf
- ruft wieder an
- dringend
Kurzüberblick
Kostenlose Telefonnotiz-Vorlage: PDF zum Ausdrucken, CSV als Anrufprotokoll.
- Die Rückrufnummer immer erfragen — auch wenn sie im Display stand.
- Coldleads ist das CRM, das seine Leads selbst findet: Betriebe aus Google Maps, qualifiziert, angerufen und nachgefasst bis zum Termin.
- „Erreichbar ab / bis“ fehlt in den meisten Vorlagen und spart den zweiten verpassten Anruf.
- Ohne „erledigt am“ bleibt jeder Zettel offen.
Die Vorlage herunterladen
Zwei Formate, dieselben Felder. Das PDF für den Block neben dem Telefon, die Tabelle für alle, die Anrufe lieber tippen.
Telefonnotiz zum Ausdrucken
Zwei Notizen je A4-Seite, in der Mitte zum Schneiden markiert. Linien statt Kästen — Handschrift passt.
PDFA42 je Seite
PDF ladenAnrufprotokoll als Tabelle
Dieselben Felder als Spalten, eine Zeile je Anruf. Drei erfundene Beispielzeilen zeigen, wie es aussieht.
CSVExcelGoogle Sheets
CSV laden
Die CSV-Datei nutzt Semikolon als Trennzeichen und UTF-8 mit Byte-Order-Mark — Excel zeigt die Umlaute damit richtig an. In Google Sheets: Datei → Importieren → Hochladen, Trennzeichen „Semikolon“. Die Betriebe in den Beispielzeilen sind erfunden, die Nummern stammen aus dem Block, den die Bundesnetzagentur für Film und Fernsehen freihält.
Was auf eine Telefonnotiz gehört
Acht Felder. Jedes beantwortet eine Frage, die sonst beim Rückruf offen ist.
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Datum, Uhrzeit | Wann der Anruf kam. Ohne Uhrzeit weiß niemand, ob „ruft heute nochmal an“ schon vorbei ist. |
| Für | Wer zurückrufen soll. Eine Notiz ohne Empfänger liegt am Ende bei dem, der sie geschrieben hat. |
| Anrufer, Firma | Name und Betrieb, buchstabiert, wenn nötig. „Ein Herr von der Firma mit B“ ist keine Notiz. |
| Rückrufnummer | Immer erfragen, auch wenn sie im Display stand. Die Zentrale ist selten die Nummer, unter der jemand erreichbar ist. |
| Erreichbar ab / bis | Das Feld, das in den meisten Vorlagen fehlt. Ein Rückruf zur falschen Zeit ist ein zweiter verpasster Anruf. |
| Anliegen | In einem Satz, in den Worten des Anrufers. Nicht „wegen Angebot“, sondern „Angebot Wartungsvertrag, Frage zum Preis“. |
| Ankreuzfelder | Bittet um Rückruf, ruft wieder an, dringend, nur zur Info — vier Kreuze statt eines Absatzes. |
| Aufgenommen von, erledigt am | Wer nachfragen kann, und wann der Vorgang zu ist. Ohne „erledigt“ bleibt jeder Zettel offen. |
Gute Notiz, schlechte Notiz
Derselbe Anruf, zweimal aufgeschrieben.
So bleibt der Rückruf liegen
„Herr B. hat angerufen, bitte zurückrufen.“ Kein Betrieb, keine Nummer, kein Anliegen, keine Uhrzeit. Wer die Notiz bekommt, sucht erst im Anrufprotokoll der Telefonanlage, ruft dann die Zentrale an und fragt nach jemandem, dessen Namen er nicht kennt.
So wird er erledigt
Firma, Name, Durchwahl, „ab 14 Uhr“, und das Anliegen in den Worten des Anrufers. Die Kollegin weiß vor dem Wählen, worum es geht, und ruft zu einer Zeit an, zu der jemand rangeht. Das Kreuz bei „bittet um Rückruf“ macht klar, dass der Ball bei ihr liegt.
Für ausgehende Anrufe gilt dasselbe, nur mit einem Feld mehr: dem Datum für den nächsten Versuch. Mehr dazu unter Callback-Management.
- Datum
- 15.10.2026
- Uhrzeit
- 15:20
- Für
- Marco
- Anrufer
- unbekannt
- Firma
- Autohaus am Ring
- Rückrufnummer
- 0221 4710 789
- Erreichbar
- Mo.–Fr. bis 17 Uhr
- Anliegen
- Rückfrage zu den Unterlagen von letzter Woche
- bittet um Rückruf
- ruft wieder an
- nur zur Info
Telefonnotiz, Anrufprotokoll, Anrufliste
Drei Wörter, drei Zwecke — und wann aus dem Zettel eine Liste werden sollte.
| Hält fest | Richtung | Vorlage | |
|---|---|---|---|
| Telefonnotiz | einen Anruf für jemand anderen | eingehend | PDF oben |
| Anrufprotokoll | alle Anrufe nacheinander | beide | CSV oben |
| Anrufliste | wen du anrufen willst, und wie weit du bist | ausgehend | Anrufliste-Vorlage |
Ein Block Telefonnotizen trägt, solange die Anrufe zu einem kommen und ein Zettel reicht. Er kippt, wenn ein Team dieselben Betriebe anruft: dann liegt die Notiz bei dem, der zufällig abgenommen hat, und der Rückruf beim nächsten Versuch fehlt. Ab da gehört die Notiz an den Betrieb, nicht an den Schreibtisch.
Coldleads führt dafür eine Karteikarte je Betrieb: Notiz, Status, letzter Anruf und das Datum für den nächsten. Was das im Ablauf heißt, steht unter Produkt; was es kostet, unter Preise.
Weitere Vorlagen
Für den Rest des Anrufs: die Liste davor und der Leitfaden dabei.
Anrufliste
Dreizehn Spalten für die Telefonakquise: Status, Ergebnis, Rückrufdatum, Anlass.
CSVExcelGoogle Sheets
CSV ladenTelefonnotiz
Zum Ausdrucken neben dem Telefon: wer, wofür, Rückrufnummer, bis wann.
PDFCSV
PDF ladenGesprächsleitfaden
Der Ablauf eines Kaltanrufs in vier Teilen, mit Sätzen für Einstieg und Einwand.
Seitezum Kopieren
© OpenStreetMap
Die Notiz am Betrieb statt auf dem Zettel
In Coldleads hängt jede Notiz an der Karteikarte des Betriebs, der Rückruf steht mit Datum oben in der Liste — für dich und für die Kollegin, die morgen anruft.
25 Credits für 7 Tage · ohne Kreditkarte. Credits nur für neue Betriebe mit Telefonnummer.
Häufige Fragen
Gibt es die Telefonnotiz-Vorlage kostenlos?
Ja, als PDF zum Ausdrucken und als CSV-Tabelle, beides ohne Anmeldung. Das PDF hat zwei Notizen je A4-Seite.
Was gehört auf eine Telefonnotiz?
Datum und Uhrzeit, für wen, Anrufer und Firma, Rückrufnummer, wann erreichbar, das Anliegen in einem Satz, und ob zurückgerufen werden soll. Dazu, wer die Notiz aufgenommen hat.
Gibt es die Vorlage auch für Word?
Eine Word-Datei nicht. Das PDF lässt sich direkt drucken, die CSV öffnet in Excel, Google Sheets und Numbers und lässt sich dort anpassen.
Was ist der Unterschied zwischen Telefonnotiz und Anrufprotokoll?
Die Telefonnotiz hält einen Anruf für jemand anderen fest. Das Anrufprotokoll ist die Liste aller Anrufe, ein- und ausgehend. Die CSV-Vorlage taugt für beides: eine Zeile je Anruf.
Wie lange darf ich Telefonnotizen aufbewahren?
Notizen mit Namen und Nummern sind personenbezogene Daten. Ist der Vorgang erledigt und gibt es keinen Grund mehr, sie zu behalten, gehören sie weg — Zettel in den Schredder, Zeilen aus der Tabelle.
Kein Zettel geht verloren, der keiner ist.
Notiz, Status und Rückrufdatum am Betrieb — und am Donnerstag steht der Rückruf von Montag wieder oben.